Если Вы хоть раз сталкивались с тайм-менеджментом или продуктивным планированием времени, то скорее всего знаете и про факторы, которые это время «пожирают».

Слишком много запланированных задач на день, нерегламентированные совещания, беспорядок в документах, не рассортированные письма в outlook – все это «хронофаги».
Они препятствуют нам планировать, организовывать и достигать целей, которые мы всегда ставим перед собой.

Как же избавиться от ХРОНОФАГОВ?

1. ПЛАНИРУЙТЕ ЕЖЕДНЕВНО. Создайте чек-лист в ежедневнике, в заметках в телефоне или любом бесплатном приложении, например, Trello. Разделите все задачи на рабочие и личные, касающиеся отдыха, развития, семьи и здоровья. Не ставьте себе слишком много задач на день. Лучше записать 5 задач и выполнить их, чем запланировать 20 и переносить их на следующий день.
2. СОСТАВЬТЕ СПИСОК ЛИЧНЫХ ЦЕЛЕЙ. Это должен быть Ваш личный список, включающий в себя задачи из интересующих Вас сфер жизни. Например, выучить английский язык, получить диплом MBA, посетить Австралию. Составьте список из подзадач и анализируйте, какие приближают Вас к целям, а какие нет.
3. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ. Каждый день вычеркивайте выполненные задачи и фиксируйте отклонения – что не успели сделать, почему. Часто это действие помогает понять, сколько времени Вы тратите на неприоритетные задачи.
4. РАССТАВЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ. Если вы не знаете про матрицу Эйзенхауэра, то самое время познакомиться с ней поближе. Все задачи можно разделить на 4 категории: срочное и важное, срочное и неважное, важное и несрочное, несрочное и неважное. Исходя из этого, работайте со списком в порядке приоритетности. В первую очередь должны быть выполнены пункты из 1 категории – срочные и важные.
5. РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ ВРЕМЯ! Можно придерживаться стандартной модели:
   • 20% своего времени уделяйте долгосрочным вопросам, которые Вы не можете решить быстро, но должны заложить фундамент для их реализации в будущем;
   • 60% оставьте для важных и срочных дел – тех, что нельзя отложить;
   • 20% сохраните под «форс-мажорные» и экстренные задачи, которые потребуют от Вас срочной реакции. Это снизит ваш уровень стресса при его возникновении.
6. ДОДЕЛЫВАЙТЕ ОДНУ ЗАДАЧУ ПРЕЖДЕ, ЧЕМ ПРИСТУПИТЬ К ДРУГОЙ. Все пункты следует делить по временным интервалам и не перепрыгивать с одного на другой. Если Вы занялись отчётом, не отвлекайтесь на прилетающие в почту письма, даже если Вам кажется это срочным. Вашему сознанию необходимо время, чтобы перестроиться и эффективно выполнить задачу из другой категории.
7. РАБОТУ С ПОЧТОЙ И СОЦСЕТЯМИ РАЗБЕЙТЕ НА БЛОКИ! Например, уделяйте этому время каждые пару часов, выделяя по полчаса. Учитывайте свой график и специфику работы.
8. ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЕ СТАТУС «ВНЕ ДОСТУПА»! Когда Вы планируете важную встречу и выполняете сложную работу, Вам необходимо максимально сконцентрироваться. Заранее оповестите коллег, что не сможете принимать звонки или обслуживать посетителей, делегируйте часть задач на это время.

Итак, подведём итоги. Невозможно полностью избавиться от хронофагов в жизни и работе. Но можно минимизировать их влияние, использовать их себе во благо. Время — самый ценный жизненный ресурс. Необходимо научиться им управлять уже сейчас. Планируйте и контролируйте этот ресурс, чтобы добиваться поставленных целей и становиться эффективнее с каждым днем.

12 января

5 историй о работе: оператор кол-центра

14 ноября

5 историй о работе: юрист